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會議是企業進行重大事項溝通、討論和決策的平台,越是大型的企業其會議也就越多。管理好會議、做好會議的跟蹤,是提高會議決議的閉環率的關鍵,也是保證會議決策得到嚴格執行的必要條件。

 無錫會務管理

會務管理包括哪些內容?

1、會場布置分主席台和觀眾台。 

2、主席台要準備的有:包括入場引導、桌椅、講台、音響、席卡、衛生、室內溫度、安全出入口、燈光、會議資料、會議服務人員或引導員、水或水果以及會議中要用到的工具等。 

3、觀眾席要準備:觀眾席可采取分層、分人、分部門、分單位、嘉賓、欲上台講話人、領獎人等。 

4、會場秩序:維持會議現場秩序,一旦出現意外時(如停電、或台下有搗亂的、突然病倒的等),便於控製現場。

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會務記錄流程:

1、會議記錄

會議記錄應該安排專人進行記錄,方便相關信息的查詢和後續工作的追蹤和落實。會議記錄者應該如實對會議的時間、地點、主持人、與會人、記錄人、會議的主要內容、議題、會議討論或是決定的重大事項、時間節點及責任人等。

2、會議紀要的擬定與整理

會議記錄人要對會議內容進行整理,並按照規定的格式填寫會議內容。會議紀要應該簡明扼要、突出重點,不要使用不必要的形容詞進行修飾,避免出現拖遝冗餘的現象。會議紀要編製完成後,發送給決議事項責任人和領導進行審核。

3、會議紀要的編號與下發

會議紀要的組織單位或者是組織者在會議結束後盡快完成會議紀要的整理工作,不要超過2天,保證會議紀要的時效性。編寫完成後,發送給行政部門或是辦公室進行審核,並進行統一編號。

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4、會議紀要的檢查和考核

明確會議紀要的檢查和考核責任單位,由專門的人員對會議紀要決議事項進行跟蹤檢查,若未按期完成決議事項,則需按照公司的相關管理製度對責任人進行經濟處罰。同時還要與責任人協商決議事項延期完成的時間,並按照新的時間節點對會議紀要進行跟蹤檢查。

5、會議紀要完成情況的通報

企業應該每月對所有的例會及專題會議紀要進行整理、統計,對完成情況進行分析,對未完成的決議事項、責任人以及處罰情況進行通報。

6、會議紀要的存檔與保管

公司要對所有的會議紀要進行存檔和保管,建立會議紀要台賬,方便查詢。同時,公司的二級部門也要對涉及本部門的會議紀要進行保存。公司還應該對會議紀要的存儲時間進行明確要求,待會議紀要超出要求的存儲期限再進行文件的銷毀工作。

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