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關於峰會,其“峰”字,顧名思義就是“高峰”、“頂峰”之意,亦即“權威”之意。論壇與峰會相對來說都是屬於比較大型的公眾活動,論壇是指一種高規格、有長期主辦組織、多次召開的研討會議;涉及多國或多邊國際性問題的、由各國領導人參加的、預計會達成某些共識或某些共同綱領性文件的國際會議被稱峰會。論壇峰會籌備的管理難點在於主要體現宣傳推廣、嘉賓邀約、嘉賓接待、峰會創意以及峰會現場管理等方麵。

 無錫論壇峰會策劃

一、如何通過多渠道宣傳推廣擴大峰會影響力?

峰會的宣傳推廣問題是困擾著每一位峰會組織者的共同問題。如何進行宣傳推廣,才能讓峰會的影響力更大化?如何選用營銷組合,才能收獲更多的投資回報?究竟我要采用怎麽的營銷策略,才能讓目標客戶主動參會?

1.專業的峰會官網

專業的峰會官網展現了主辦方的品牌形象。官網是對接嘉賓的主要入口,同時也成為組委會與公眾、參會人員和媒體溝通的橋梁。

2.全麵的峰會微站

清晰全麵的信息分類和簡單的瀏覽方式是微站的主要體驗標準。微站的設計使用戶更容易在手機端通過社交軟件進行信息獲取、信息分享。

3.靈活的峰會公眾號

微信已經成為主要的流量入口,越來越多的會議主辦方采用微信公眾賬號作為會議信息展示平台。靈活的峰會公眾號可隨時進行峰會信息的宣傳推廣。

4.便利的峰會官方APP

峰會中使用的APP,除了擁有和微站一樣的信息傳達作用外,主要用於提高海外用戶(未使用微信)獲取信息渠道的便利性。

 無錫論壇峰會策劃

二、如何高效實現多渠道、多類型峰會嘉賓邀約?

峰會的目標客戶可能遍布在大江南北,分布在全球各個角度,作為峰會的組織者不禁要問,如何進行有效邀約,才能保證目標客戶參與峰會活動呢?

1.定向邀約

定向邀約機製可以充分表現峰會主辦方對邀請嘉賓的尊重,展現主辦方的誠意,也可保障參會嘉賓的質量,提升峰會整體呈現效果。

2.會員邀約

如果峰會有其所屬組織的話,會員邀約是非常便利的一種邀約方式,會員可憑借會員碼注冊會議並享有相應的會員優惠或會員權限。

3.渠道邀約

峰會在特定情況下,會通過渠道邀約參會嘉賓,不同渠道可以給予一定數量的邀約碼。渠道邀約的好處在於範圍的覆蓋性,也可保證邀約的嘉賓數量。

4.郵件、短信邀約

傳統郵件和短信依靠個人發送,缺乏跟蹤係統,消耗了大量的人力。數字化會議邀約功能可實現對郵件和短信邀約函的全程跟蹤管理省時省力。

 無錫論壇峰會策劃

三、如何通過數字化接待服務帶給嘉賓更好參會體驗?

在峰會的所有工作中,嘉賓的接待是非常耗時耗力的事情。你要不斷和嘉賓溝通接送機時間、酒店預訂情況、提供個性化的交通指南等。反複的信息確定占據了大量的籌備時間以及人力和物力。為了提高接待服務工作效率,

1.數字接送機服務

數字化接送機管理包括現場數字化接送機管理和實時的全維度數據監控覆蓋係統。能夠充分滿足不同人群對整個大會接送機的訴求,提高接機效率,減輕工作負荷,增強信息傳遞的安全性,極大提高重要參會嘉賓的參會體驗。

2.智能化證件管理

智能化的證件管理可以實現證件製作-證件校驗-證件分揀-證件簽收等一體化管理,幫助主辦方提升發卡效率,降低錯發,漏發的發生概率,也保障了所有參會嘉賓信息的安全性。

3.數字化分房係統

數字化分房係統可以幫助會務組完成參會嘉賓分房數據的實時更新、數據處理,幫助進行快速地分房。會務組可根據每天的酒店房間預訂數據製定拿房計劃。

 無錫論壇峰會策劃

四、如何打造峰會創意環節?

峰會創意環節的設計可以充分營造活動的場景感,調動現場的氛圍。但是創意從何而來?如何進行創意互動環節的設計才能達到預期目的?

1.大屏簽約

多位簽約嘉賓,在電子合同上簽署姓名,背後大屏幕實時投放簽約協議背景,並實時將簽約過程投放到大屏幕上,讓全場來賓共同見證重要時刻。

2.現場投票

參會嘉賓可通過手機端進行現場投票功能。多話題、多節目同時進行,自由切換,可及時產生投票評分結果及統計報表。

3.會議微信直播互動

微信直播讓峰會不受場地限製,使活動的參與者增加數倍。不受時間限製,活動結束仍可回看,繼續轉發擴大傳播影響。

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